Descubra a Estratégia de Agendamento que Pode Te Poupar Horas a Cada Semana!

Imagine poder recuperar várias horas por semana, livre de qualquer compromisso, pronto para investir no que realmente importa para você. Isso é possível com uma estratégia de planejamento cuidadosamente pensada. Descubra como otimizar sua agenda para ganhar eficiência e liberdade.

A estratégia de planejamento proposta por Rahul Vohra é organizar reuniões individuais na segunda-feira e reuniões de equipe na terça e/ou quarta-feira. Este método permite uma melhor gestão do tempo e uma comunicação mais fluida dentro da empresa. Os problemas geralmente são resolvidos mais rapidamente, liberando tempo para um trabalho aprofundado. Seguindo esse cronograma escalonado, é possível economizar horas valiosas a cada semana, evitando o tempo de inatividade entre as reuniões.

Estratégia de Planejamento: Visão Geral

É bem sabido que multitarefa não é eficaz. Nossos cérebros demoram para alternar entre as tarefas, o que pode, na verdade, aumentar o tempo necessário para concluir cada tarefa individualmente. E se aplicássemos essa mesma lógica ao nosso horário semanal ? Rahul Vohra, fundador e CEO da plataforma de e-mail Sobre-humano, descobriram que misturar tarefas diferentes durante um dia leva a uma gestão ineficiente da semana.

O Princípio da Programação Escalonada

Em vez de permitir que suas reuniões individuais e de equipe sejam distribuídas aleatoriamente ao longo da semana, Vohra recomenda um método de cronograma escalonado usado por todos na Superhuman.

O segundas são reservadas para reuniões individuais, enquanto as reuniões de equipe são realizadas em terças feiras e ou Quartas-feiras. Simples mas efetivo.

“Se você estiver liderando uma equipe, agende reuniões de equipe às quartas-feiras e agrupe todas as reuniões individuais às terças”, aconselha Vohra. “Peça aos seus subordinados para agendarem as reuniões de equipe na terça-feira e as individuais na segunda-feira. E assim por diante. »

As vantagens deste método

Adotar uma abordagem escalonada aos cronogramas oferece muitos benefícios :

• As informações e o conhecimento circulam de forma rápida e eficiente dentro da empresa.
• Os problemas são muitas vezes resolvidos ao longo do caminho, poupando tempo aos líderes.
• Os dias são liberados para trabalhos aprofundados, exigindo total concentração.

Comunicação mais suave

“Uma pequena empresa pode responder e resolver problemas rapidamente, mas à medida que as empresas crescem, a informação viaja mais lentamente”, diz Vohra. “Se surgir algum problema na linha de frente, ele poderá ser discutido em reunião individual na segunda-feira e resolvido pela administração na quarta-feira. Em dois dias a informação pode circular assim. »

Problemas resolvidos rapidamente

Os problemas geralmente são resolvidos ao longo do caminho, economizando um tempo valioso. “Por exemplo, na reunião de equipe de quarta-feira, você poderá ouvir: ‘Este problema surgiu na segunda-feira. Discutimos isso na terça-feira e aqui está a nossa solução proposta.’ Na maioria das vezes, os problemas que chegam à gestão já chegam com solução. »

Libere tempo para trabalho profundo

Ao escalonar as reuniões, você deixa os dias abertos para uma trabalho profundo. Os líderes têm segunda-feira, grande parte da quarta-feira e todas as quintas e sextas-feiras livres para tarefas que exijam concentração total. Embora este calendário seja projetado para executivos de alto nível, Vohra diz que toda a empresa se beneficiará com dias livres para trabalho profundo.

Economize horas valiosas todas as semanas

Se surgir um assunto urgente em um dia sem reunião, avalie se é realmente uma emergência ou se pode ser delegado. “Acredito que um cronograma escalonado me devolve 10 horas de tempo produtivo por semana”, diz Vohra. “Isso me permite recuperar dias, mas também evitar aqueles cinco a dez minutos de inatividade entre reuniões distribuídas ao longo da semana. Esses minutos consomem o dia. Você não terá mais esses tempos de inatividade seguindo esta programação. »