Comment cette stratégie de planification peut vous faire gagner des heures par semaine

Imaginez pouvoir récupérer plusieurs heures chaque semaine, libres de tout engagement, prêtes à être investies dans ce qui compte vraiment pour vous. C’est possible grâce à une stratégie de planification soigneusement pensée. Découvrez comment optimiser votre emploi du temps pour gagner en efficacité et en liberté.

La stratégie de planification proposée par Rahul Vohra consiste à organiser les réunions individuelles le lundi, les réunions d’équipe le mardi et/ou le mercredi. Cette méthode permet une meilleure gestion du temps et une communication plus fluide au sein de l’entreprise. Les problèmes sont souvent résolus plus rapidement, libérant ainsi du temps pour un travail en profondeur. En suivant ce calendrier échelonné, il est possible de gagner des heures précieuses chaque semaine en évitant les temps morts entre les réunions.

La Stratégie de Planification : Vue d’Ensemble

Il est bien connu que le multitâche n’est pas efficace. Notre cerveau prend du temps à passer d’une tâche à l’autre, ce qui peut en réalité rallonger le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche individuellement. Et si nous appliquions cette même logique à notre emploi du temps hebdomadaire ? Rahul Vohra, fondateur et PDG de la plateforme d’email Superhuman, a découvert que mélanger différentes tâches au cours d’une journée conduit à une gestion inefficace de la semaine.

Le Principe de la Programmation Échelonnée

Au lieu de laisser vos réunions individuelles et d’équipe se répartir aléatoirement dans la semaine, Vohra recommande une méthode de calendrier échelonné utilisée par tous chez Superhuman.

Les lundis sont réservés pour les réunions individuelles, tandis que les réunions d’équipe se tiennent les mardis et/ou mercredis. Simple mais efficace.

« Si vous dirigez une équipe, programmez vos réunions d’équipe le mercredi et groupez tous vos entretiens individuels le mardi », conseille Vohra. « Demandez à vos subordonnés de programmer leurs réunions d’équipe le mardi et leurs entretiens individuels le lundi. Et ainsi de suite. »

Les Avantages de Cette Méthode

Prendre une approche échelonnée pour les calendriers offre de nombreux avantages :

• Les informations et connaissances circulent rapidement et efficacement au sein de l’entreprise.
• Les problèmes se résolvent souvent en cours de route, économisant ainsi le temps des leaders.
• Les journées sont libérées pour des travaux de fond, nécessitant une concentration totale.

Une Communication Plus Fluide

« Une petite entreprise peut réagir et résoudre rapidement les problèmes, mais à mesure que les entreprises grandissent, l’information circule plus lentement », explique Vohra. « Si un problème survient en première ligne, il peut être discuté en réunion individuelle le lundi et résolu par la direction le mercredi. En deux jours, l’information peut circuler ainsi. »

Des Problèmes Résolus Rapidement

Les problèmes sont souvent résolus en cours de route, ce qui économise du temps précieux. « Par exemple, lors de votre réunion d’équipe du mercredi, vous pourriez entendre : « Ce problème est apparu lundi. Nous en avons discuté mardi et voici la solution que nous proposons. » La plupart du temps, les problèmes qui atteignent la direction arrivent déjà avec une solution. »

Libérez du Temps pour un Travail Profond

En échelonnant les réunions, vous laissez des journées ouvertes pour un travail en profondeur. Les leaders ont le lundi, une grande partie du mercredi, et tous les jeudis et vendredis libres pour les tâches nécessitant leur pleine concentration. Bien que ce calendrier soit conçu pour les cadres de haut niveau, Vohra affirme que toute l’entreprise bénéficiera de journées libérées pour un travail profond.

Gagnez des Heures Précieuses Chaque Semaine

Si un problème urgent survient un jour sans réunion, évaluez s’il s’agit vraiment d’une urgence ou s’il peut être délégué. « J’estime qu’un calendrier échelonné me rend 10 heures de temps productif par semaine, » dit Vohra. « Cela me permet de récupérer des journées, mais aussi d’éviter ces cinq à dix minutes de temps mort entre les réunions réparties tout au long de la semaine. Ces minutes grignotent la journée. Vous n’avez plus ces temps morts en suivant ce planning. »